Пожалуй, главная ловушка, в которую часто попадают даже опытные менеджеры, — это кажущаяся простота подписки на SaaS. Разовая низкая ставка подписки может в долгосрочной перспективе превратиться в непрогнозируемую статью затрат. Финансовые риски SaaS особенно заметны в случаях, когда:

Без должного планирования и бюджета, SaaS-платформы перестают быть инструментом оптимизации и начинают генерировать непрозрачные и плохо контролируемые расходы.

Стоимость SaaS решений только на первый взгляд выглядит понятной: фиксированная оплата в месяц за определённое количество лицензий. Однако практика показывает, что настоящие издержки далеко не всегда совпадают с тем, что было запланировано. Вот лишь часть скрытых расходов SaaS, о которых часто забывают:

1. Рост тарифов: большинство сервисов начинают с низких ставок, но спустя полгода или год без предупреждения тарифы могут быть пересмотрены.
2. Плата за превышение лимитов: объём хранилища, запросов, пользователей — все это может стоить дополнительных денег при выходе за пределы пакета.
3. Платные интеграции: для работы в экосистеме часто приходится подключать сторонние приложения — и не бесплатно.
4. Поддержка и обучение сотрудников: внедрение нового SaaS-решения требует затрат на обучение персонала и адаптацию процессов.
5. Нереализованная подписка: когда за доступ платят, но не используют сервис или применяют его неэффективно.

Все это формирует финансовые потери SaaS, которые сложно отследить, если нет системного подхода к управлению SaaS-портфелем.

Риски подписной модели SaaS гораздо глубже, чем может показаться. Особенно они опасны для компаний, которые интенсивно развиваются, расширяют команды, подключают новые системы и при этом не выстраивают структуру управления цифровыми сервисами. К таким рискам можно отнести:

Малый бизнес особенно чувствителен к таким угрозам. SaaS для малого бизнеса затраты может казаться доступным решением, но без регулярной оценки пользы от сервисов это превращается в перерасход бюджета.

Эффективное управление расходами SaaS требует системного контроля и вовлеченности руководства. Вот ключевые способы, как сократить расходы на SaaS и избежать потерь:

• Регулярный аудит подписок. Как минимум раз в квартал стоит проверять, какие сервисы оплачиваются, сколько пользователей зарегистрировано и сколько из них активно.
• Централизованное управление. Сформируйте каталог всех подписок компании и назначьте ответственного менеджера или команду.
• Приоритизация сервисов. Делите их на критические, вспомогательные и неактуальные. Последние нужно отключать.
• Настройка оповещений. Используйте инструменты контроля бюджета, лимитов и уведомлений о росте расходов.
• Переговоры с поставщиками. Регулярно пересматривайте условия: скидки, пакеты, возможности для кастомизации тарифов.
• Объединение подписок. Иногда выгоднее купить единый универсальный пакет, чем несколько узкопрофильных приложений.
• Автоматизация мониторинга. Есть решения, позволяющие в режиме реального времени отслеживать SaaS-активность и расходование бюджета.

Контроль бюджета в SaaS становится невозможным без прозрачности затрат. Многие далеко не сразу понимают, что финансовые потери не связаны с высокими тарифами — они вызваны бесконтрольным распространением сервисов по всей компании.

Полная SaaS-прозрачность затрат начинается с цифр. Компании часто не осознают, сколько именно подписок используется в организации и какие из них соответствуют бизнес-целям. Чтобы построить прозрачность и на этой основе контролировать бюджет, нужно:

• Использовать специализированные платформы FinOps или SaaS Management;
• Формировать единый SaaS-отчёт, отражающий использование, эффективность и стоимость каждого решения;
• Подключать HR и IT-отделы, чтобы своевременно деактивировать пользователей, покинувших компанию;
• Разрабатывать внутренние регламенты использования SaaS решений, включая правила закупки, подключения и отключения подписок.

Оценка затрат SaaS платформ в динамике показывает реальные масштабы того, сколько тратится впустую. Особенно это актуально для организаций с гибридным форматом работы, распределёнными командами и интенсивным ростом.

Если в вашей компании вы выявляете хотя бы два из этих признаков — это тревожный сигнал, что система управления SaaS требует пересмотра.

Чтобы ответить на вопрос "как избежать потерь в SaaS?", нужно внедрить гибкую, но структурированную стратегию управления. Недостаточно просто раз в год делать аудит подписок — задача в том, чтобы процессы контроля стали частью корпоративной культуры. Это включает в себя:

• Обучение сотрудников ответственному использованию цифровых решений;
• Внедрение SaaS-политик по закупкам, отказу и мониторингу;
• Создание "витрины приложений", чтобы каждый знал, какими сервисами можно пользоваться и зачем;
• Баланс между децентрализацией и контролем: давать свободу, но в рамках понятных границ.

Финансовые риски и скрытые расходы SaaS не должны становиться преградой для цифровизации. При грамотно выстроенных процессах любая компания — от малого бизнеса до крупной корпорации — может получить максимум ценности от облачных решений без потерь. Сегодня управлять подписками — это не просто задача отдела закупок, а важная часть финансовой зрелости бизнеса.